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各立档单位《全宗指南》培训提纲

时间:2015年05月27日 12:36 [ ] 浏览次数: 收藏本页

本次按照DA/T 142012《全宗指南编制规范》执行。《全宗指南》为式条目信息,共分4部分由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。其中,本培训提纲和各立档单位的全宗号请加入大丰市档案QQ交流群184018573,在群内文件中下载。具体格式如下,以新丰为例,敬请参考)

封面: 全宗指南名称,由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、全宗指南、起止时间构成,并列成分之间用空格分开。全宗号,照录档号四位全宗代码,第一位用汉语拼音字母,后三位用阿拉伯数字。起止时间,一般采用公元纪年表示,使用连接起止年份

 

X427 大丰市新丰 全宗指南

 

 

正文

一、全宗来源(依时间变化列表登记,记录和反映全宗来源背景的内容

(一)全宗构成者形成和职能全宗构成者,也称作立档单位,由沿革、主要职能等组成

1、组织机构沿革(镇到村、居委会;其它单位到下一级内部机构)

2001年4月14日,据大政发200148号文,金墩镇、新丰镇合并……2001年8月10日,根据大政发200113号文件批复,将原21个村调整为14村

2、现机构设置、编制及主要职能 (包含1、全宗构成者的性质特征; 2、全宗构成者的职权范围; 3、全宗构成者的主要工作与任务。镇为三套班子成员;部、办、局为领导班子成员,相应职务、岗位)

党组织设置

主要工作职能

党委书记

带领党委一班人及各级基层组织,广大党员干部正确地贯彻执行党的路线、方针、政策……

党委副书记

协助党委书记工作,主要负责经济,党群工作,并兼任相关职能工作。

……

 

政府机构设置

主要工作职能

镇长

主持镇政府全面工作

副镇长

常务镇长:分管城建、广教卫生、司法、公安、信访等工作。

……

 

3、隶属关系

4、历任主要负责人名录(镇为三套班子成员;部、办、局为领导班子成员。)

(1)党组织

职别 姓名 性别 任职时间

中共新丰镇委员会书记

……

(2)行政机构

新丰镇人民政府镇长

……

(3)人大(另加工会)

……

5、内部机构设置及各历史阶段演变情况(可表格式、叙述式)

(1)内部一级机构的名称

(2)内部一级机构主要职能

财政所

……

3)内部一级机构历史沿革

(二)全宗构成者所有曾用名称(按时间顺序书写)

(三)全宗管理机构和全宗档案数量

(四)全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。

二、档案内容与成份介绍未开放的档案,注明档案数量和使用范围。涉密档案,注明档案数量,不做任何内容和成分介绍。非纸质档案应简介其种类、特色和数量。档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍

(一)反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案(以组织机构分类的档案全宗,分别简介机构基本职能和主要活动的内容,并列举文种名称;以问题分类的档案全宗,分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容,并列举文种名称;以其它体系分类的档案全宗,应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本职能和主要活动的内容,并列举文种名称。一般性文件介绍不使用引用原文的方式,特殊性文件介绍如需使用引用原文应符合下列条件和原则:a.引用原文有助于阐述文件的内容实质;b.引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍,必要时只做简要交代

(二)反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案(需要专门说明的档案按下列方法介绍:a.指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间;b.列出该档案文件的检索要素;c.对其档案文件内容单独介绍)

(三)具有重要历史价值和地方特色的档案(方法同上第二项

(四)涉及具有全国和国际意义知名人物的档案(人物全宗应按全宗构成者的活动特点,结合全宗内档案材料的实际情况介绍,内容包括:a.个人手稿、著作、作品、题词、日记、回忆录的名称和特点;b.履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的文件名称和特点;c.财产状况与经济活动材料的名称和特点;d.家庭亲属与主要社会关系材料的名称和特点;e.图片、照片、录音、录像材料的名称和特点)

(五)室藏年代久远和特殊载体的档案(方法同上第二项)

、检索查阅注意事项

(一)检索注意事项

1、可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称;

本次移交的检索工具有:《全宗介绍》(19552002)、《发文汇集》(19922002)、《案卷目录》、《全引目录》(永、长、短期)、《案卷文件目录》等;已编制的参考资料有:《大事记》、年鉴、文件汇编、利用汇编等

2、机读目录、手工检索工具条目的数量;

3、纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况;

4、纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况;

5、非纸质档案副本的形式、数量及占全宗档案总数比例的情况。

(二)查阅注意事项

1、档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况(主要是档案收集是否齐全?案卷质量如何?)

2、档案的分类与整理方法及不同载体组卷、装订和保管的情况。

新丰镇档案工作由政工书记、值班镇长分管;党政办秘书和镇档案员具体负责落实。镇成立档案工作领导小组,主要负责收集、鉴定、分类、组卷等工作,本单位是按照问题或组织机构来分类立卷归档的,时间跨度为1993年至2003年档案资料种类有:文书档案┄┄ ,其装订和保管┄┄。现将应移交市档案馆的档案资料内容和保管期分录如下:(1)永久 卷(册、本、件、个、份),收集内容:党委会议记录、组织人事批复……(2)长期:卷(册、本、件、个、份),收集内容:先进人物表彰、决定,上级机关召开会议的报告、总结,决议……(3)短期:卷(册、本、件、个、份),收集内容:下级单位工作总结、汇报,各种登记表、调查报告……(4)其它资料 卷(册、本、件、个、份)

3、档案的利用价值以及鉴定的情况;

4、划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量;

年度

永久

长期

短期

合计

1993

13

8

13

34

 

 

 

 

2003

8

15

11

34

合计

 

 

 

 

5、档案内容向社会开放的情况;

6、本全宗指南完成时间和编制者的情况;

本《全宗指南》共分二个部分:封面(全宗指南名称)、正文。其中,正文分3个部分:全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项。本《全宗指南》由 同志负责, 还有 同志参与编制工作,从 年 月 日开始着手,到 年 月 日结束,历时 ,……编制了《档案移交登记簿》(方便自己查)……本《全宗指南》编写,由于编者水平有限,定有诸多不当之处,欢迎提出宝贵意见,以利今后修改完善。

7、其他有关问题的说明。

 

 

说明为方便讲课,以3、4号字组成《全宗指南》框架结构小4、4、3号为主要内容,凡括号内的内容为《全宗指南》相应内容的具体解释及方式方法指导编写《全宗指南》编写中如有事请联系冯永生 电话87033216 手机15061180598;另请各位同志关心一下档案新馆展厅所要征集的档案史料,可到市档案馆网上或大丰档案QQ群上下载具体通知。谢谢您的支持!

 

 

 

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